E-Rechnung und digitale Transformation

Definition der E-Rechnung

Die E-Rechnung ist der erste Schritt in der digitalen Transformation. Die Definition einer E-Rechnung ist eine Rechnung die digital produziert, und elektronisch transportiert wurde. Das bedeutet, dass ein Email mit einem PDF das ein Bild einer Rechnung anzeigt, eine elektronische Rechnung ist. Für ein Unternehmen, das seine Rechnungen automatisch verarbeitet, ist es unerheblich ob es ein Bild aus einem Email oder eine Rechnung auf Papier einscannen muss.

DSGVO

Zu Zeiten der DSGVO ist es zumindest bedenklich Rechnungen per Email zu verschicken, abgesehen davon erscheint es auch Fragwürdig, wenn Unternehmen ihre Geschäftsgeheimnisse wie Lieferanten, Kunden, Produktpreise, Einkaufspreise, Konditionen und weiteres per Firewall vor dem öffentlichen Zugriff zu schützen um dann die gleichen Informationen in ein öffentlich einsehbares Email System zu schreiben. Der vollständige E-Rechnungsprozess beginnt bei der Dokumenterstellung. Wir helfen unseren Kunden, ihre Lieferanten auf strukturierte E-Rechnungen umzustellen. Die Kosten für die Rechnungserstellung reduzieren sich für die Lieferanten im Vergleich zu Papier um mehr als 90%, und die Kosten für die Rechnungseingangsverarbeitung unserer Kunden tendiert gegen Null. Für ein Unternehmen, das seine Rechnungen automatisch verarbeitet, ist es unerheblich ob es ein Bild aus einem Email oder eine Rechnung auf Papier einscannen muss.

Nur eine dieser Rechnungen ist smart!

difacturo Rechnung

Strukturierte Rechnung.

PDFs mit eingebettetem XML bedürfen keiner Abstimmung mit dem Kunden. Das PDF kann verarbeitet werden wie immer oder das XML wird von den meisten ERP- und Buchhaltungssystem gelesen und das ohne Fehler.

Bildhafte Rechnung.

Durchsuchbare PDFs die sind noch immer die Ausnahme als die Regel. In den meisten Fällen, müssen die Rechnungen mit OCR Verfahren die Bilder in Text umwandeln, was naturgemäß nicht ohne Fehler abläuft.

In Zeiten der digitalen Transformation sind die meisten Rechnungen noch immer Bilder von Rechnungen. Egal ob Bilder auf Papier oder Bilder in einem PDF, beide Varianten müssen kostenaufwendig digitalisiert werden, um die Daten digital zu erfassen.

Rainer Kandlhofer

Dokument Erzeugung

Um den Rechnungsprozess volldigital also End-to-End gewähleisten zu können, stellen wir Werkzeuge für die E-Rechnungserstellung zur Verfügung.

E-Rechnung

Für die Erzeugung strukturierter elektronischer Rechnungen steht für kleinere Unternehmen eine Einzelplatzversion als virtueller Druckertreiber zur Verfügung, für größere Unternehmen ein hoch skalierbarer Dokumentenserver.

Transport und Archiv

Der Transport der Information im difacturo System ist gleichzeitig das revisionssichere Archiv in der Cloud.

Anbindung ERP Systeme

Für die wichtigsten ERP Systeme sind Konnektoren vorhanden.

Business Konnektor

Als Rechnungsformat wird ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnungen Deutschland) mit eingebettetem XML verwendet, um die Umsatzsteuergesetzgebung zu erfüllen.

E-Rechnung

Elektronische strukturierte Rechnung

Die Rechnung links ist ein PDF mit eingebettetem XML.

Moderne ERP und Buchhaltungssysteme können diese ohne menschliches Zutun vollautomatisch und fehlerfrei erfassen.

E-Rechnungen so einfach wie Papierrechnungen

Simplify
e-invoicing.

Zeit sparen.

Mit difacturo bekommt der Rechnungsempfänger und der Steuerberater die Rechnung zur gleichen Zeit. Bedeutet für Sie, volle Konzentration auf Ihr Geschäft.

Geld sparen.

Bei Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen können Sie mehr als 90 % der Kosten, im Vergleich zu einer Papierrechnung sparen. Alle Rechnungen liegen im sicheren Archiv.

Nerven sparen.

Nie mehr Diskussionen, ob jemand eine Rechnung erhalten hat oder nicht. Kein lästiges nachtelefonieren, kein Nachsenden einer Kopie. Für Sie ist das Geld schneller auf Ihrem Konto.

E-Rechnung

Elektronische Rechnung.

01.

ZUGFeRD

Deutschland

PDF mit eingebettetem XML nach CII (Cross Industry Invoice) der UN/CEFACT

02.

x-Rechnung

Deutschland

XML Rechnungsformat für alle Auftraggeber der öffentlichen Hand in Deutschland.

03.

Factur-X

Frankreich

Hybridformat PDF und XML, identisch zu ZUGFeRD 2.0. Kompatibel mit der Europäischen Norm 16931.

04.

PEPPOL

Pan-European Public Procurement OnLine ist ein internationales Projekt für öffentliche Vergabeverfahren innerhalb der Europäischen Union.

05.

Fattura PA

Italien

XML Rechnungsformat Fattura PA gilt für alle Rechnungen zwischen Unternehmen und Behörden.

03.

ebInterface

Österreich

XML Rechnungsformat ist der österr. Standard für e-Rechnungen an Behörden.

difacturo

extra
Info.

difacturo ist ein internationales unabhängiges dezentrales Netzwerk für Rechnungen.

Revisionssicheres Cloudarchiv.

Das Cloudarchiv garantiert eine 10-jährige Aufbewahrungsdauer nach gesetzlichen Vorgaben.

Hochsichere Rechenzentren.

Alle Rechnungen liegen in einem hochsicheren Rechenzentrum, nur Sie kontrollieren wer darauf zugreifen darf.

End-to-End verschlüsselt.

Die Kommunikation erfolgt vollständig verschlüsselt. Nur Sie bestimmen aufgrund der Kryptografie wer eine E-Rechnung lesen darf.

Konvertierung Rechnungsformate.

Mittlerweile gibt es schon sehr viele E-Rechnungsformate.
Sie pflegen nur welches E-Rechnungsformat der Empfänger verwenden möchte, wir kümmern uns um den Rest.

Haben Sie Fragen oder wünschen Sie eine Beratung?