Es herrscht viel Verunsicherung in Bezug auf die digitale Rechnung (eRechnung). Insbesondere wenn versucht wird, die Anforderungen für eRechnung an den Bund mit den allgemeinen Anforderungen für Unternehmer zu vergleichen.

Als gemeinsamer Startpunkt kann festgehalten werden, dass die eRechnung der Papierrechnung mit der EU Richtlinie 2010/45/EU gleichgestellt wurde.

Schwieriger wird es schon, wenn es um die Definition einer eRechnung geht.

Als Beispiel: In der EU Richtlinie 2010/45/EU steht unter Artikel 217[1] „Im Sinne dieser Richtlinie bezeichnet der Ausdruck „elektronische Rechnung“ eine Rechnung, welche die nach dieser Richtlinie erforderlichen Angaben enthält und in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“ Diese Definition der EU Richtline ist sehr weit gefasst und lässt somit ein bildhaftes PDF, das per Email verschickt wird, zu.

In der Richtlinie 2014/55/EU steht: (7)3 Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung werden maximiert, wenn die Erstellung, Versendung, Übermittlung, Entgegennahme und Verarbeitung einer Rechnung vollständig automatisiert werden kann. Aus diesem Grund sollte nur für maschinenlesbare Rechnungen, die vom Empfänger automatisch und digital verarbeitet werden können, gelten, dass sie der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Eine bloße Bilddatei sollte nicht als elektronische Rechnung im Sinne dieser Richtlinie gelten.

Im Gegensatz steht im Bundesgesetzblatt für die Republik Österreich Jahrgang 2012 ausgegeben am 27. Dezember 2012 505. Verordnung: e-Rechnungsverordnung Definition e-Rechnung §2. „Eine elektronische Rechnung (e-Rechnung) ist eine Rechnung, die einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird.[2]

Einigkeit herrscht wieder, wenn es sich um die Aufbewahrungspflichten sowie die Echtheit und Unversehrtheit von elektronischen Rechnungen handelt. „Die Echtheit und Unversehrtheit von elektronischen Rechnungen lassen sich auch durch Nutzung bestimmter vorhandener Technologien, wie beispielsweise elektronischen Datenaustausch (EDI) und fortgeschrittene elektronische Signaturen, sicherstellen. Da es jedoch auch andere Technologien gibt, sollte den Steuerpflichtigen nicht die Nutzung einer speziellen Technologie der elektronischen Rechnungsstellung vorgeschrieben werden.“(11)1

Darüber hinaus, sollte die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung auch für die Verwendung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen geeignet sein.(22)[3]

Zusammenfassend kann man sagen: Im Gegensatz zu Deutschland oder der Schweiz, ist es in Österreich erlaubt, eine Rechnung die als PDF per Email empfangen wird, der Bundesabgabenordung (BOA) entsprechend Aufzubewahren, indem diese ausgedruckt und in Papierform archiviert wird. Sollte dies auf elektronischem Weg erfolgen ist die Echtheit und Unversehrtheit über den Archivierungszeitraum nachzuweisen. Die Rechnung selbst auf der Empfangsseite zu signieren oder das EDI Verfahren zu verwenden, sind Beispiele. Wie in der Richtlinie 2010/45/EU festgehalten, kann dem Steuerpflichtigen eine spezielle Technologie nicht vorgeschrieben werden.

Deshalb hat Difacturo eine Technologie entwickelt, die alle Anforderungen an Echtheit und Unversehrtheit durch ein verschlüsseltes Dokument in der Cloud, besichert durch eine Blockchain, erbringt.

Es gibt mittlerweile viele Möglichkeiten eine eRechnung zu erstellen. Das von der Arbeitsgruppe AustriaPro der Wirtschaftskammer Österreich ausgearbeitete Format ebInterface für eRechnungen an den Bund, ist eines davon.

Da die Aufbewahrungspflichten für Rechnungen – eRechnungen sind davon nicht ausgenommen – in der BAO geregelt werden und EDI eine definierte Ausnahme darstellt, ist noch zu klären, wie ebInteface (XML Dateien) aufzubewahren sind, um die Echtheit und Unversehrtheit nachzuweisen.

Im Bundesgesetzblatt 516[4] wird die Anforderung an die elektronische Rechnung bestimmt mit:

  1. Innerbetriebliches Steuerungsverfahren – Prüfpfad
  2. Übermittlung über Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine)
  3. Die Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist
  4. Übermittlung der Rechnung per elektronischen Datenaustausch (EDI), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Daten gewährleistet ist.

Das Problematische daran ist, das ebInterface entweder per Schnittstelle vom System des Rechnungssenders zu einer Schnittstelle des Empfängersystems gesendet werden kann oder als XML-Dokument z.B. per Email versendet werden kann. Ersteres fällt somit unter die Definition einer EDI Schnittstelle, siehe Punkt 4 oben. Was dazu führt, dass die EDI Richtlinie 94/820/EG [5] zur Anwendung kommt und eine Vereinbarung mit jedem Kunden und Lieferanten zu schließen ist oder eine Branchenvereinbarung zu verwenden ist. Ein XML-Dokument fällt wie jedes andere Rechnungsdokument unter die Archivierungspflichten der BAO.

Die Verwendung alternativer Formate, wie das in Deutschland beschlossen ZUGFeRD Format (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnungen Deutschland)[6] erfüllt mit dem eingebetteten XML (eXtensible Markup Language) nach CII (Cross Industry Invoice) die Norm CE16391 einer strukturierten elektronischen Rechnung.

Der Vorteil besteht darin, dass der Empfänger der eRechnung im ZUGFeRD Format ein PDF/A3 erhält und diese durch händisches Erfassen und ausdrucken, oder automatisch mit den meisten Buchhaltungssystemen ohne händisches zutun, erfassen kann.

Das Erstellen einer ZUGFeRD eRechnung kann beispielsweise durch einen virtuellen Druckertreiber erfolgen. Somit können alle Programme von Word über Excel bis zu Fakutrierungs- oder ERP-Systemen einfach eRechnungen erzeugen.


[1] RICHTLINIE 2010/45/EU DES RATES vom 13. Juli 2010 zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem hinsichtlich der Rechnungsstellungsvorschriften

[2] BUNDESGESETZBLATT FÜR DIE REPUBLIK ÖSTERREICH 505. Verordnung der Bundesministerin für Finanzen über die Einbringung von e-Rechnungen bei Bundesdienststellen (e-Rechnungsverordnung)

[3] RICHTLINIE 2014/55/EU DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen

[4] BUNDESGESETZBLATT FÜR DIE REPUBLIK ÖSTERREICH 516. Verordnung der Bundesministerin für Finanzen zur Änderung der Verordnung, mit der die Anforderungen an eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung bestimmt werden

[5] Empfehlung 94/820/EG der Kommission über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches

[6] https://www.ferd-net.de/zugferd/definition/ferd.html