UBL-XML

UBL

Was ist eine UBL Rechnung?
UBL ist eine Abkürzung für Universal Business Language und ein Standardformat für die digitale Rechnungsstellung oder elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen. Konzeptionell baut UBL dabei stark auf das Thema von Geschäftsprozessen und den damit verbundenen elektronischen Dokumenten auf. Die Verarbeitung von Rechnungen erfolgt vollständig digital, sodass herkömmliche Scans und Erkennungen nicht erforderlich sind. UBL-Rechnungen werden in einer XML-Datei versendet, die aktuelle Spezifikation 2.1 kann auf der OASIS-Website eingesehen werden. Diese codierte Rechnungen können direkt digital gelesen werden und werden von intelligenten Algorithmen zu 100% automatisch verarbeitet.

Der große Unterschied zwischen Papier- und digitalen Rechnungen besteht darin, dass für den digitalen Rechnungsfluss keine herkömmliche OCR-Lösung (Scan and Recognize) erforderlich ist. Die Fehlerquote wird drastisch reduziert und sie werden schnell, effizient und konsistent verarbeitet.
Wie bei einer Papierrechnung muss eine digitale Rechnung auch gebucht und dem Umsatzsteuergesetzen entsprechend in einem revisionssicheren Archiv aufbewahrt werden. Eine Änderung und Löschung des Dokuments, muss über die gesetzliche Aufbewahrungsdauer verhindert werden.

Grundsätzlich sieht eine UBL Rechnung überhaupt nicht wie eine Rechnung aus, sondern eher wie ein Stück Code. Dieser Code enthält alle Informationen, die Sie auch auf der PDF-Rechnung sehen, jedoch in einem Format, das von einem Computer verstanden werden kann. Dies macht OCR überflüssig und die Rechnung kann sofort bearbeitet werden.

Senden von UBL-Rechnungen
Bei den meisten Buchhaltungsprogrammen ist es derzeit bereits möglich, UBL-Dateien zu senden. Stellen Sie sicher, dass diese Einstellung auch in Ihrem Buchhaltungspaket aktiviert ist.

Erhalten Sie UBL-Rechnungen
Der Empfang von UBL-Rechnungen kann auf drei Arten erfolgen, und zwar indirekt: Wenn Ihr Lieferant selbst eine UBL erstellt hat (wie beschrieben, kann dies über eine Reihe von Buchhaltungspaketen oder verschiedene Online-Programme erfolgen), kann Ihr Lieferant diese als Anhang in einer E-Mail an Sie senden. Darüber hinaus ist es auch möglich, E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk direkt mit Ihren Kunden auszutauschen.
Natürlich ist es auch mit dem difacuro Business Connector über das difacturo Netzwerk möglich.

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